Vous êtes responsable d’un groupe d’archive et souhaitez mieux structurer les archives de votre organisation ? Cet article est fait pour vous ! Découvrez, étape par étape, comment donner une nouvelle vie à vos documents, optimiser la recherche d’informations, et sécuriser votre mémoire collective. Que vous soyez archiviste, responsable administratif ou membre d’un groupe, ce guide complet vous accompagnera dans la mise en place d’une archive groupe performante, conforme aux bonnes pratiques et à la réglementation.

Pourquoi Organiser une Archive Groupe ?

L’archivage n’est pas une simple contrainte légale : il s’agit d’un enjeu stratégique pour le fonctionnement, la transparence et la pérennité de toute organisation. Voici quelques raisons majeures d’organiser correctement vos archives groupe :

• Gagner du temps lors de la recherche de documents essentiels
• Sécuriser les données sensibles ou confidentielles
• Conserver la mémoire collective et l’histoire du groupe archive
• Respecter les obligations légales et réglementaires
• Optimiser l’espace de stockage physique et numérique

Selon une fiche officielle du gouvernement, une bonne gestion des archives groupe contribue à la qualité du service rendu, à la traçabilité des décisions et à la préservation du patrimoine documentaire.

Les 5 Étapes Simples pour Organiser une Archive Groupe

Prêt à débuter ? Voici les 5 étapes incontournables pour structurer et valoriser vos archives groupe.

1. Diagnostiquer l’État des Archives Groupe

Avant toute action, il est essentiel de dresser un bilan précis de votre groupe archive.

• Quels types de documents possédez-vous ? (papier, numérique, audio, vidéo, etc.)
• Quel est le volume à traiter ?
• Où sont-ils stockés et dans quelles conditions ?
• Existe-t-il déjà un classement ou un inventaire ?
• Quelles sont les priorités ou les urgences ? (documents à risque, à conserver, à éliminer)

Ce diagnostic vous permettra d’identifier les forces et faiblesses de votre gestion actuelle, d’estimer les ressources nécessaires (temps, espace, support, personnel) et de fixer des objectifs clairs.

Bon à savoir :

Impliquer différents membres du groupe lors de ce diagnostic peut révéler des besoins spécifiques ou des documents méconnus mais précieux.

2. Classer et Trier les Archives Groupe

Cette étape cruciale consiste à structurer vos archives selon des critères logiques, pour faciliter la recherche et la consultation. Voici comment procéder :

• Regroupez les documents par nature ou fonction (correspondance, rapports, factures, photos, etc.)
• Classez-les chronologiquement, alphabétiquement ou par thématique
• Identifiez les documents à conserver à long terme et ceux destinés à élimination
• Créez une grille de tri basée sur les durées légales de conservation (voir nos conseils sur la conservation des archives)

Pour aller plus loin, inspirez-vous des tableaux de gestion utilisés par les archivistes professionnels.

Type de document	Durée de conservation	Destination
Contrats	10 ans après expiration	Archives définitives
Factures	10 ans	Élimination après délai
Photos d’événements	Illimitée	Patrimoine du groupe
Correspondance courante	2 ans	Tri à effectuer

Astuce :

Prévoyez des boîtes, chemises ou dossiers spécifiques pour chaque catégorie. Pour les archives numériques, structurez des répertoires clairs et adoptez une nomenclature homogène.

3. Numériser et Sécuriser les Archives Groupe

La numérisation des archives groupe est un levier puissant pour gagner en agilité et renforcer la sécurité des informations :

• Numérisez les documents essentiels ou fréquemment consultés
• Stockez les fichiers sur des supports fiables (serveur sécurisé, cloud, disque dur externe)
• Sécurisez les données sensibles avec des mots de passe ou un chiffrement.
• Prévoyez des sauvegardes régulières pour éviter toute perte
• Mettez en place une politique d’accès (qui peut consulter, modifier, supprimer ?)

Pour les groupes ayant une forte production documentaire, optez pour une solution de gestion électronique des documents (GED), qui facilitera le classement, la recherche et la traçabilité.

À noter :

La numérisation ne dispense pas toujours de conserver l’original papier, notamment pour certains documents officiels ou à valeur probante.

4. Mettre en Place un Plan de Conservation et d’Élimination

La gestion d’une archive groupe s’inscrit dans le temps. Pour une gestion optimale, établissez un plan précis :

• Rédigez une politique de conservation avec les délais par type de document
• Planifiez des tris périodiques et des destructions sécurisées  (consultez notre guide sur la destruction d’archives)
• Gardez trace des destructions effectuées (bordereau, procès-verbal)
• Adaptez vos pratiques en fonction de l’évolution de la législation ou des besoins du groupe

Un plan de conservation bien défini permet d’éviter l’engorgement, de réduire les risques juridiques et d’assurer la mémoire collective du groupe archive.

Exemple de plan de conservation :

• Documents administratifs : 5 à 10 ans selon la nature
• Comptabilité : 10 ans
• Photos, vidéos : à conserver sans limitation (patrimoine)
• Correspondance non importante : 2 ans puis élimination

5. Valoriser et Partager les Archives Groupe

Vos archives ne sont pas faites pour dormir dans des cartons ! Valorisez-les :

• Mettez en place un inventaire ou un répertoire accessible aux membres du groupe
• Partagez les documents utiles (statuts, PV, bilans, photos d’événements) via un cloud sécurisé ou un intranet
• Organisez des expositions, publications ou témoignages pour transmettre l’histoire et les valeurs du groupe archive
• Encouragez la participation de tous à l’enrichissement des archives (collecte de témoignages, scans, photos anciennes)

Une archive groupe vivante renforce l’esprit d’appartenance et facilite la transition entre générations d’adhérents ou de collaborateurs.

Conseils Pratiques pour une Gestion Durable des Archives Groupe

• Formez les membres à la gestion documentaire et à l’utilisation des outils numériques
• Programmez des audits réguliers pour maintenir la qualité des archives
• Sensibilisez au respect de la confidentialité et à la protection des données personnelles
• Consultez les ressources officielles pour rester à jour sur la législation (voir la fiche IH2EF)

FAQ : Questions Fréquentes sur l’Archive Groupe

Qu’est-ce qu’une archive groupe ?Il s’agit de l’ensemble des documents produits ou reçus par un groupe (association, entreprise, collectif) dans l’exercice de ses activités, conservés pour leur valeur administrative, juridique, historique ou patrimoniale.Combien de temps doit-on conserver les archives groupe ?Les délais varient selon la nature des documents. Consultez les référentiels officiels ou notre guide dédié pour en savoir plus.Peut-on détruire certains documents ?Oui, à condition de respecter les délais de conservation et de documenter toute destruction. Rendez-vous sur notre page sur la destruction d’archives pour les bonnes pratiques.Comment protéger les archives numériques ?Stockez-les sur des supports fiables, chiffrez les données sensibles, effectuez des sauvegardes et limitez les accès aux personnes autorisées.

Ressources Complémentaires

• Conservation des archives : nos conseils pratiques
• Destruction d’archives : mode d’emploi
• Fiche officielle : instruction de tri et conservation des archives

Conclusion : Lancez-Vous dans l’Organisation de Votre Archive Groupe !

L’organisation d’une archive groupe est un projet structurant, valorisant et porteur de sens. En suivant ces 5 étapes simples, vous gagnerez en efficacité, en sécurité et en sérénité. N’attendez plus pour offrir à votre groupe une mémoire vivante et accessible !

Vous avez des questions, des besoins spécifiques ou souhaitez partager votre retour d’expérience ? Laissez un commentaire ci-dessous ou contactez-nous, la communauté des archivistes est là pour vous accompagner !

À très bientôt pour de nouveaux conseils sur la gestion documentaire et la valorisation des archives groupe !